Privacybeleid RecensioAI

1. Wie zijn wij?

Dit privacybeleid is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door:

RecensioAI B.V.
Handelsnaam: RecensioAI
Statutaire zetel: De Nieuwe Erven 3, unit 14563, 5431 NV Cuijk, Nederland
E-mail: support@recensioai.com
Telefoon: +31 97010251873
KVK-nummer: 42028360
Btw-identificatienummer:  

In dit privacybeleid gebruiken wij de termen "RecensioAI", "wij", "ons" of "onze".

2. Wanneer is RecensioAI verwerkingsverantwoordelijke en wanneer verwerker?

RecensioAI kan afhankelijk van de situatie optreden als:

a. Verwerkingsverantwoordelijke

Wij zijn zelf verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens die wij verwerken voor onze eigen doeleinden, zoals:

• het aanmaken en beheren van accounts,
• facturatie en administratie,
• klantenservice en support,
• beveiliging, monitoring en fraudepreventie,
• communicatie met klanten en prospects,
• het verbeteren van ons platform,
• marketingcommunicatie, voor zover toegestaan,
• websitegebruik, cookies en analytics.

b. Verwerker

In sommige gevallen verwerken wij persoonsgegevens namens onze klanten. Dat geldt bijvoorbeeld wanneer onze klanten via RecensioAI:

• reviewverzoeken versturen,
• klantgegevens uploaden,
• feedback verzamelen,
• reviews centraliseren,
• reviewreacties laten opstellen,
• rapportages of flows gebruiken voor hun eigen klanten of bezoekers.

In die situaties bepaalt onze klant het doel van de verwerking en treedt RecensioAI op als verwerker, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.

3. Op wie is dit privacybeleid van toepassing?

Dit privacybeleid is van toepassing op:

• bezoekers van onze website,
• personen die contact met ons opnemen,
• klanten en gebruikers van ons platform,
• vertegenwoordigers en contactpersonen van klanten,
• personen van wie gegevens via onze klanten in het platform worden verwerkt,
• personen van wie openbare reviewgegevens via gekoppelde reviewplatformen zichtbaar worden binnen het platform.

4. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van de situatie kunnen wij onder meer de volgende persoonsgegevens verwerken:

a. Gegevens van websitebezoekers

• IP-adres
• browser- en apparaatgegevens
• cookiegegevens
• taalinstellingen
• gebruiks- en klikgedrag op de website
• formulierinzendingen

b. Gegevens van klanten en accountgebruikers

• naam
• bedrijfsnaam
• e-mailadres
• telefoonnummer
• factuurgegevens
• betaalstatus en abonnementsgegevens
• login- en accountgegevens
• communicatie met support
• instellingen en voorkeuren in het platform

c. Gegevens van eindklanten of betrokkenen van onze klanten

Afhankelijk van wat onze klant verwerkt of koppelt, kan dit onder meer omvatten:

• naam
• e-mailadres
• telefoonnummer
• reviewinhoud
• feedback
• antwoorden op reviewverzoeken
• beoordelingsscores
• metadata rond verzonden verzoeken
• gegevens die onze klant importeert of via integraties laat verwerken

d. Gegevens uit reviewplatformen en externe integraties

Wanneer een klant reviewplatformen koppelt, kunnen wij gegevens ontvangen of ophalen van bijvoorbeeld:

• Google
• Facebook
• Trustpilot
• TripAdvisor
• Booking.com
• Yelp
• Airbnb
• Expedia
• andere gekoppelde review- of communicatieplatformen

Dit kan onder meer gaan om:

• publieke reviewteksten
• reviewscore
• datum en tijd van de review
• gebruikersnaam of profielnaam zoals zichtbaar op het externe platform
• antwoorden op reviews
• metadata van gekoppelde locaties of bedrijfsprofielen

e. AI- en automatiseringsgegevens

Indien AI-functionaliteiten zijn ingeschakeld, kunnen reviewteksten, feedback, contextgegevens en conceptreacties worden verwerkt om automatische antwoorden, analyses of aanbevelingen te genereren.

5. Hoe verkrijgen wij persoonsgegevens?

Wij verkrijgen persoonsgegevens op verschillende manieren:

• rechtstreeks van jou, bijvoorbeeld via de website, contactformulieren, demo-aanvragen, supportverzoeken of accountregistratie;
• via onze klanten, wanneer zij gegevens uploaden, importeren of via het platform laten verwerken;
• via gekoppelde reviewplatformen en externe integraties;
• automatisch via cookies, logbestanden, analytics en gebruik van de website of het platform;
• via betaalproviders, communicatieproviders of andere dienstverleners die nodig zijn voor het uitvoeren van onze diensten.

Wanneer persoonsgegevens niet rechtstreeks van de betrokkene zelf worden verkregen, gebeurt dit doorgaans via onze klant of via een door onze klant geactiveerde koppeling. In dat geval is onze klant in beginsel verantwoordelijk voor het informeren van betrokkenen, tenzij de wet of de feitelijke rolverdeling anders bepaalt.

6. Voor welke doeleinden verwerken wij persoonsgegevens en op welke grondslag?

Wij verwerken persoonsgegevens alleen voor specifieke doeleinden en op basis van een geldige juridische grondslag.

a. Accountbeheer en levering van de dienst

Wij verwerken persoonsgegevens om:

• accounts aan te maken,
• toegang te geven tot het platform,
• abonnementen te beheren,
• functies beschikbaar te stellen,
• support te verlenen,
• onboarding uit te voeren.

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en/of gerechtvaardigd belang.

b. Facturatie, administratie en betalingsverwerking

Wij verwerken persoonsgegevens voor:

• facturatie,
• abonnementskosten,
• betaalverwerking,
• boekhouding,
• fiscale en administratieve verplichtingen.

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichting.

c. Reviewverzoeken, feedbackflows en reviewbeheer

Wij verwerken persoonsgegevens zodat onze klanten:

• reviewverzoeken kunnen versturen,
• feedback kunnen verzamelen,
• reviews kunnen centraliseren,
• statistieken en rapportages kunnen bekijken,
• AI-reacties kunnen gebruiken.

Grondslag: in de meeste gevallen verwerking namens onze klant. De klant is dan verantwoordelijk voor een geldige grondslag. RecensioAI verwerkt deze gegevens in opdracht van de klant.

d. Klantenservice, support en communicatie

Wij verwerken persoonsgegevens voor:

• beantwoording van vragen,
• support via e-mail, WhatsApp of telefoon,
• het opvolgen van tickets,
• terugkoppeling over accounts of problemen.

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang.

e. Beveiliging, fraudepreventie en monitoring

Wij verwerken persoonsgegevens voor:

• beveiliging van onze systemen,
• monitoring van prestaties en storingen,
• opsporen van misbruik, fraude of ongeoorloofde toegang,
• audit- en logdoeleinden.

Grondslag: gerechtvaardigd belang en, waar nodig, wettelijke verplichting.

f. Verbetering van het platform

Wij gebruiken persoonsgegevens en gebruiksgegevens om:

• prestaties te verbeteren,
• bugs op te lossen,
• functionaliteiten te ontwikkelen,
• gebruikerservaring te optimaliseren.

Grondslag: gerechtvaardigd belang.

g. Marketing en nieuwsbrieven

Wij kunnen persoonsgegevens gebruiken voor:

• het versturen van updates,
• tips, nieuwsbrieven of productinformatie,
• opvolging van demo- of contactaanvragen.

Grondslag: toestemming of gerechtvaardigd belang, afhankelijk van de situatie en toepasselijke regels.

h. Naleving van wet- en regelgeving

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken om te voldoen aan:

• fiscale verplichtingen,
• administratieve verplichtingen,
• verzoeken van bevoegde instanties,
• andere wettelijke verplichtingen.

Grondslag: wettelijke verplichting.

7. AI-functionaliteiten

RecensioAI kan AI gebruiken voor onder meer:

• het genereren van conceptreacties op reviews,
• het analyseren van feedback,
• het structureren van review- of reputatiedata,
• het doen van suggesties of aanbevelingen.

Daarbij geldt:

• AI-output kan onjuist, onvolledig of niet passend zijn;
• klanten blijven zelf verantwoordelijk voor het controleren, aanpassen en publiceren van AI-gegenereerde output, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen;
• wij gebruiken AI niet om volledig geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbaar significante gevolgen voor betrokkenen te nemen, tenzij dit uitdrukkelijk en rechtmatig anders is ingericht en gecommuniceerd.

Indien nodig kunnen reviewteksten, feedback of contextgegevens worden gedeeld met AI-dienstverleners die voor ons optreden als verwerker of subverwerker.

8. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij verkopen geen persoonsgegevens.

Wij kunnen persoonsgegevens delen met:

a. Dienstverleners en verwerkers

Zoals:

• hosting- en cloudproviders
• e-mailproviders
• sms- en communicatieproviders
• WhatsApp- of berichtenproviders
• betaalproviders
• support- en helpdesktools
• analyticsproviders
• AI-dienstverleners
• beveiligings- en monitoringproviders

b. Door klant geactiveerde integraties

Wanneer een klant een koppeling activeert met een reviewplatform of andere externe dienst, kunnen persoonsgegevens worden uitgewisseld met die externe partij.

c. Overheidsinstanties of bevoegde autoriteiten

Als wij daartoe wettelijk verplicht zijn of als dat noodzakelijk is voor de bescherming van onze rechten of de veiligheid van ons platform.

d. Rechtsopvolgers of betrokken partijen bij een overname

In geval van fusie, overname, herstructurering of verkoop van (een deel van) onze onderneming, voor zover toegestaan volgens de wet.

9. Worden persoonsgegevens buiten de EER verwerkt?

Onze primaire servers en hosting bevinden zich in Europa.

Toch kan het voorkomen dat persoonsgegevens in bepaalde gevallen buiten de Europese Economische Ruimte (EER) worden verwerkt of toegankelijk zijn, bijvoorbeeld wanneer wij gebruikmaken van bepaalde externe softwareleveranciers, AI-dienstverleners, communicatieproviders, supporttools of andere subverwerkers, of wanneer een door de klant geactiveerde integratie persoonsgegevens buiten de EER verwerkt.

Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden doorgegeven, zorgen wij waar nodig voor passende waarborgen, zoals:

• een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, of
• door de Europese Commissie goedgekeurde Standard Contractual Clauses (SCC's), aangevuld waar nodig met passende aanvullende maatregelen.

10. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij wij ze langer moeten bewaren op grond van de wet of een gerechtvaardigd belang.

In hoofdlijnen hanteren wij de volgende bewaartermijnen:

• account- en klantgegevens: zolang het account actief is en daarna maximaal 24 maanden, tenzij langer nodig voor administratie, bewijs of geschillen;
• factuur- en administratiegegevens: zolang wettelijk vereist, doorgaans 7 jaar;
• supportcommunicatie: in beginsel maximaal 24 maanden na afhandeling, tenzij langer nodig voor dossiervorming of geschillen;
• website- en analyticsgegevens: volgens de relevante cookie- en analyticsinstellingen, of korter indien technisch noodzakelijk;
• data die wij namens klanten verwerken: volgens de instructies van de klant en/of de contractuele afspraken, en in beginsel verwijderd of geanonimiseerd na beëindiging van de overeenkomst, tenzij een wettelijke bewaarplicht geldt;
• back-ups: kunnen tijdelijk nog persoonsgegevens bevatten tot de betreffende back-upcyclus is overschreven.

Wij beoordelen bewaartermijnen periodiek en verwijderen of anonimiseren gegevens zodra dat redelijkerwijs mogelijk is.

11. Cookies en vergelijkbare technologieën

Wij gebruiken cookies en vergelijkbare technieken op onze website en mogelijk ook in delen van ons platform.

Deze kunnen worden gebruikt voor:

• het goed laten functioneren van de website,
• beveiliging,
• voorkeuren en taalinstellingen,
• analytics en gebruiksstatistieken,
• marketing of tracking, indien van toepassing en toegestaan.

Voor meer informatie verwijzen wij naar ons cookiebeleid. Waar wettelijk vereist vragen wij vooraf toestemming voor niet-noodzakelijke cookies.

12. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, ongeoorloofde toegang, ongewenste openbaarmaking en onrechtmatige verwerking.

Daarbij kunnen onder meer maatregelen worden gebruikt zoals:

• toegangsbeperking op basis van rollen,
• versleuteling waar passend,
• logging en monitoring,
• back-up- en herstelprocedures,
• beveiligde verbindingen,
• leveranciersbeheer,
• interne procedures voor incidenten en datalekken.

Geen enkel systeem is echter volledig veilig. Daarom kunnen wij geen absolute veiligheid garanderen.

13. Jouw rechten

Als betrokkene heb je, voor zover wettelijk van toepassing, onder meer het recht op:

• inzage in jouw persoonsgegevens,
• rectificatie van onjuiste gegevens,
• verwijdering van gegevens,
• beperking van verwerking,
• bezwaar tegen verwerking,
• overdraagbaarheid van gegevens,
• intrekking van eerder gegeven toestemming,
• een klacht indienen bij een toezichthouder.

Je kunt een verzoek indienen via support@recensioai.com.

Wij kunnen om aanvullende informatie vragen om jouw identiteit te verifiëren voordat wij op een verzoek ingaan.

Wij reageren in beginsel binnen één maand op jouw verzoek. Als jouw verzoek complex is of als wij veel verzoeken ontvangen, kunnen wij deze termijn verlengen zoals de AVG toestaat, mits wij je daar tijdig over informeren.

14. Klachten

Als je klachten hebt over hoe wij met persoonsgegevens omgaan, vragen wij je eerst contact met ons op te nemen via support@recensioai.com.

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij een bevoegde toezichthouder, zoals:

• de Autoriteit Persoonsgegevens in Nederland, of
• de bevoegde privacytoezichthouder in het land waar je woont, werkt of waar de vermeende inbreuk heeft plaatsgevonden.

15. Openbare reviews en externe platforms

RecensioAI kan openbare reviews, scores, profielinformatie of metadata tonen of verwerken wanneer een klant een reviewplatform koppelt.

Belangrijk:

• de regels en privacyvoorwaarden van het betreffende reviewplatform blijven van toepassing;
• RecensioAI heeft geen controle over hoe externe reviewplatforms zelf persoonsgegevens verwerken;
• het feit dat gegevens openbaar zichtbaar zijn op een extern platform betekent niet automatisch dat alle verdere verwerking zonder meer onbeperkt is toegestaan;
• klanten blijven verantwoordelijk voor het rechtmatig gebruik van gekoppelde integraties en data binnen hun eigen bedrijfsvoering.

16. Minderjarigen

Onze diensten zijn niet gericht op kinderen jonger dan 16 jaar. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen zonder geldige toestemming of andere rechtsgrond. Indien wij ontdekken dat dergelijke gegevens onrechtmatig zijn verzameld, zullen wij passende maatregelen nemen.

17. Wijzigingen in dit privacybeleid

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld bij:

• wijzigingen in wet- en regelgeving,
• aanpassingen in onze diensten of integraties,
• veranderingen in de manier waarop wij persoonsgegevens verwerken.

De meest actuele versie wordt altijd op onze website gepubliceerd. Bij belangrijke wijzigingen zullen wij dit waar passend extra communiceren.

18. Contact

Voor vragen over dit privacybeleid of over de verwerking van persoonsgegevens kun je contact opnemen met:

RecensioAI B.V.
De Nieuwe Erven 3, unit 14563
5431 NV Cuijk
Nederland
E-mail: support@recensioai.com
Telefoon: +31 97010251873
KVK-nummer: 42028360
Btw-identificatienummer: