Privacybeleid

1. Wie zijn wij?

Dit privacybeleid is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door:

RecensioAI B.V.
Handelsnaam: RecensioAI
Statutaire zetel: De Nieuwe Erven 3, unit 14563, 5431 NV Cuijk, Netherlands
E-mail: support@recensioai.com
KVK-nummer: 42028360
Btw-identificatienummer: NL869375556B01

In dit privacybeleid gebruiken wij de termen "RecensioAI", "wij", "ons" of "onze".

2. Wanneer is RecensioAI verwerkingsverantwoordelijke en wanneer verwerker?

RecensioAI kan afhankelijk van de situatie optreden als:

a. Verwerkingsverantwoordelijke

Wij zijn zelf verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens die wij verwerken voor onze eigen doeleinden, zoals:

• het aanmaken en beheren van accounts,
• facturatie en administratie,
• klantenservice en support,
• beveiliging, monitoring en fraudepreventie,
• communicatie met klanten en prospects,
• het verbeteren van ons platform,
• marketingcommunicatie, voor zover toegestaan,
• websitegebruik, cookies en analytics.

b. Verwerker

In sommige gevallen verwerken wij persoonsgegevens namens onze klanten. Dat geldt bijvoorbeeld wanneer onze klanten via RecensioAI:

• reviewverzoeken versturen,
• klantgegevens uploaden,
• feedback verzamelen,
• reviews centraliseren,
• reviewreacties laten opstellen,
• via WiFi Social (captive portal) gegevens van bezoekers van hun gastenwifi verzamelen en gebruiken voor eigen marketing,
• via Email Marketing nieuwsbrieven, broadcasts en win-back-campagnes versturen naar hun eigen audiences,
• rapportages of flows gebruiken voor hun eigen klanten of bezoekers.

In die situaties bepaalt onze klant het doel van de verwerking en treedt RecensioAI op als verwerker, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.

3. Op wie is dit privacybeleid van toepassing?

Dit privacybeleid is van toepassing op:

• bezoekers van onze website,
• personen die contact met ons opnemen,
• klanten en gebruikers van ons platform,
• vertegenwoordigers en contactpersonen van klanten,
• personen van wie gegevens via onze klanten in het platform worden verwerkt,
• personen van wie openbare reviewgegevens via gekoppelde reviewplatformen zichtbaar worden binnen het platform.

4. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van de situatie kunnen wij onder meer de volgende persoonsgegevens verwerken:

a. Gegevens van websitebezoekers

• IP adres
• browser- en apparaatgegevens
• cookiegegevens
• taalinstellingen
• gebruiks- en klikgedrag op de website
• formulierinzendingen

b. Gegevens van klanten en accountgebruikers

• naam
• bedrijfsnaam
• e-mailadres
• telefoonnummer
• factuurgegevens
• betaalstatus en abonnementsgegevens
• login- en accountgegevens
• communicatie met support
• instellingen en voorkeuren in het platform

c. Gegevens van eindklanten of betrokkenen van onze klanten

Afhankelijk van wat onze klant verwerkt of koppelt, kan dit onder meer omvatten:

• naam
• e-mailadres
• telefoonnummer
• reviewinhoud
• Feedback
• antwoorden op reviewverzoeken
• beoordelingsscores
• metadata rond verzonden verzoeken
• gegevens die onze klant importeert of via integraties laat verwerken

d. Gegevens uit reviewplatformen en externe integraties

Wanneer een klant reviewplatformen koppelt, kunnen wij gegevens ontvangen of ophalen van bijvoorbeeld:

• Google
• Facebook
• Trustpilot
• TripAdvisor
• Booking.com
• Yelp
• Airbnb
• Expedia
• andere gekoppelde review- of communicatieplatformen

Dit kan onder meer gaan om:

• publieke reviewteksten
• reviewscore
• datum en tijd van de review
• gebruikersnaam of profielnaam zoals zichtbaar op het externe platform
• antwoorden op reviews
• metadata van gekoppelde locaties of bedrijfsprofielen

e. AI- en automatiseringsgegevens

Indien AI-functionaliteiten zijn ingeschakeld, kunnen reviewteksten, feedback, contextgegevens en conceptreacties worden verwerkt om automatische antwoorden, analyses of aanbevelingen te genereren.

5. Hoe verkrijgen wij persoonsgegevens?

Wij verkrijgen persoonsgegevens op verschillende manieren:

• rechtstreeks van jou, bijvoorbeeld via de website, contactformulieren, demo-aanvragen, supportverzoeken of accountregistratie;
• via onze klanten, wanneer zij gegevens uploaden, importeren of via het platform laten verwerken;
• via gekoppelde reviewplatformen en externe integraties;
• automatisch via cookies, logbestanden, analytics en gebruik van de website of het platform;
• via betaalproviders, communicatieproviders of andere dienstverleners die nodig zijn voor het uitvoeren van onze diensten.

Wanneer persoonsgegevens niet rechtstreeks van de betrokkene zelf worden verkregen, gebeurt dit doorgaans via onze klant of via een door onze klant geactiveerde koppeling. In dat geval is onze klant in beginsel verantwoordelijk voor het informeren van betrokkenen, tenzij de wet of de feitelijke rolverdeling anders bepaalt.

6. Voor welke doeleinden verwerken wij persoonsgegevens en op welke grondslag?

Wij verwerken persoonsgegevens alleen voor specifieke doeleinden en op basis van een geldige juridische grondslag.

a. Accountbeheer en levering van de dienst

Wij verwerken persoonsgegevens om:

• accounts aan te maken,
• toegang te geven tot het platform,
• abonnementen te beheren,
• functies beschikbaar te stellen,
• support te verlenen,
• onboarding uit te voeren.

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en/of gerechtvaardigd belang.

b. Facturatie, administratie en betalingsverwerking

Wij verwerken persoonsgegevens voor:

• facturatie,
• abonnementskosten,
• betaalverwerking,
• boekhouding,
• fiscale en administratieve verplichtingen.

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichting.

c. Reviewverzoeken, feedbackflows en reviewbeheer

Wij verwerken persoonsgegevens zodat onze klanten:

• reviewverzoeken kunnen versturen,
• feedback kunnen verzamelen,
• reviews kunnen centraliseren,
• statistieken en rapportages kunnen bekijken,
• AI-reacties kunnen gebruiken.

Grondslag: in de meeste gevallen, verwerking namens onze klant. De klant is dan verantwoordelijk voor een geldige grondslag. RecensioAI verwerkt deze gegevens in opdracht van de klant.

d. Klantenservice, support en communicatie

Wij verwerken persoonsgegevens voor:

• beantwoording van vragen,
• support via e-mail, of telefoon,
• het opvolgen van tickets,
• terugkoppeling over accounts of problemen.

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang.

e. Beveiliging, fraudepreventie en monitoring

Wij verwerken persoonsgegevens voor:

• beveiliging van onze systemen,
• monitoring van prestaties en storingen,
• opsporen van misbruik, fraude of ongeoorloofde toegang,
• audit- en logdoeleinden.

Grondslag: gerechtvaardigd belang en, waar nodig, wettelijke verplichting.

f. Verbetering van het platform

Wij gebruiken persoonsgegevens en gebruiksgegevens om:

• prestaties te verbeteren,
• bugs op te lossen,
• functionaliteiten te ontwikkelen,
• gebruikerservaring te optimaliseren.

Grondslag: gerechtvaardigd belang.

g. Marketing en nieuwsbrieven

Wij kunnen persoonsgegevens gebruiken voor:

• het versturen van updates,
• tips, nieuwsbrieven of productinformatie,
• opvolging van demo- of contactaanvragen.

Grondslag: toestemming of gerechtvaardigd belang, afhankelijk van de situatie en toepasselijke regels.

h. Naleving van wet- en regelgeving

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken om te voldoen aan:

• fiscale verplichtingen,
• administratieve verplichtingen,
• verzoeken van bevoegde instanties,
• andere wettelijke verplichtingen.

Grondslag: wettelijke verplichting.

7. AI-functionaliteiten

RecensioAI kan AI gebruiken voor onder meer:

• het genereren van conceptreacties op reviews,
• het analyseren van feedback,
• het structureren van review- of reputatiedata,
• het doen van suggesties of aanbevelingen.

Daarbij geldt:

• AI-output kan onjuist, onvolledig of niet passend zijn;
• klanten blijven zelf verantwoordelijk voor het controleren, aanpassen en publiceren van AI-gegenereerde output, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen;
• wij gebruiken AI niet om volledig geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbaar significante gevolgen voor betrokkenen te nemen, tenzij dit uitdrukkelijk en rechtmatig anders is ingericht en gecommuniceerd.

Indien nodig kunnen reviewteksten, feedback of contextgegevens worden gedeeld met AI-dienstverleners die voor ons optreden als verwerker of subverwerker.

8. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij verkopen geen persoonsgegevens.

Wij kunnen persoonsgegevens delen met:

a. Dienstverleners en verwerkers

Zoals:

• hosting- en cloudproviders
• e-mailproviders
• sms- en communicatieproviders
• - of berichtenproviders
• betaalproviders
• support- en helpdesktools
• analyticsproviders
• AI-dienstverleners
• beveiligings- en monitoringproviders

b. Door klant geactiveerde integraties

Wanneer een klant een koppeling activeert met een reviewplatform of andere externe dienst, kunnen persoonsgegevens worden uitgewisseld met die externe partij.

c. Overheidsinstanties of bevoegde autoriteiten

Als wij daartoe wettelijk verplicht zijn of als dat noodzakelijk is voor de bescherming van onze rechten of de veiligheid van ons platform.

d. Rechtsopvolgers of betrokken partijen bij een overname

In geval van fusie, overname, herstructurering of verkoop van (een deel van) onze onderneming, voor zover toegestaan volgens de wet.

9. Worden persoonsgegevens buiten de EER verwerkt?

Onze primaire servers en hosting bevinden zich in Europa.

Toch kan het voorkomen dat persoonsgegevens in bepaalde gevallen buiten de Europese Economische Ruimte (EER) worden verwerkt of toegankelijk zijn, bijvoorbeeld wanneer wij gebruikmaken van bepaalde externe softwareleveranciers, AI-dienstverleners, communicatieproviders, supporttools of andere subverwerkers, of wanneer een door de klant geactiveerde integratie persoonsgegevens buiten de EER verwerkt.

Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden doorgegeven, zorgen wij waar nodig voor passende waarborgen, zoals:

• een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, of
• door de Europese Commissie goedgekeurde Standard Contractual Clauses (SCC's), aangevuld waar nodig met passende aanvullende maatregelen.

10. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij wij ze langer moeten bewaren op grond van de wet of een gerechtvaardigd belang.

In hoofdlijnen hanteren wij de volgende bewaartermijnen:

• account- en klantgegevens: zolang het account actief is en daarna maximaal 24 maanden, tenzij langer nodig voor administratie, bewijs of geschillen;
• factuur- en administratiegegevens: zolang wettelijk vereist, doorgaans 7 jaar;
• supportcommunicatie: in beginsel maximaal 24 maanden na afhandeling, tenzij langer nodig voor dossiervorming of geschillen;
• website- en analyticsgegevens: volgens de relevante cookie- en analyticsinstellingen, of korter indien technisch noodzakelijk;
• data die wij namens klanten verwerken: volgens de instructies van de klant en/of de contractuele afspraken, en in beginsel verwijderd of geanonimiseerd na beëindiging van de overeenkomst, tenzij een wettelijke bewaarplicht geldt;
• Backups: kunnen tijdelijk nog persoonsgegevens bevatten tot de betreffende back-upcyclus is overschreven.

Wij beoordelen bewaartermijnen periodiek en verwijderen of anonimiseren gegevens zodra dat redelijkerwijs mogelijk is.

10b. Meta-platformen (Facebook, Instagram, Threads, Messenger)

Wanneer een klant een Meta-integratie activeert, krijgen wij toegang tot een beperkte set gegevens die noodzakelijk is om reviews, posts en berichten in RecensioAI te tonen en namens de klant te beheren. Wij ondersteunen koppelingen met Facebook Pages, Instagram Business, Threads en Messenger.

Welke gegevens verwerken wij per bron?

• Pagina- en gebruikerstokens (versleuteld opgeslagen)
• Reviews, comments, post-inhoud en bijbehorende metadata
• Inkomende en uitgaande berichten (Messenger, Instagram DM)
• Profielnaam, avatar, pagina-id en publieke pagina-statistieken

Doelbinding

Wij gebruiken Meta-data uitsluitend om (a) reviews, posts en berichten in het RecensioAI-dashboard te tonen, en (b) klanten in staat te stellen vanuit RecensioAI te publiceren of te reageren. Wij gebruiken Meta-data nooit voor advertentiedoeleinden, training van AI-modellen, verkoop of doorgifte aan derden buiten de in dit beleid genoemde subverwerkers.

Bewaartermijn en intrekking

Tokens worden versleuteld opgeslagen en automatisch verwijderd wanneer de klant de koppeling verbreekt of zijn account opzegt. Gecachte Meta-content wordt uiterlijk 90 dagen na het verbreken van de koppeling gewist. De klant kan op elk moment de koppeling intrekken via Instellingen → Integraties of via de Meta Business Settings van zijn eigen pagina. Voor instructies, zie Data verwijderen.

Subverwerkers

Voor de verwerking van Meta-data en de algemene werking van het platform maken wij gebruik van de volgende subverwerkers (allen onder GDPR-conforme verwerkersovereenkomsten):

• Supabase (EU) — database, authenticatie en bestandsopslag
• Google Gemini & OpenAI — AI-modellen voor reviewreacties en analyses
• Resend — transactionele e-mailaflevering
• Stripe — betalingsverwerking
• Cloudflare — CDN, bot-mitigatie en Turnstile
• Externe SMS-provider (premium SaaS, EU/VS) — SMS-aflevering onder GDPR Standard Contractual Clauses

10c. SMS-communicatie en opt-out

Ontvangers van SMS-berichten die via het Platform worden verstuurd, kunnen op elk moment STOP sturen naar het verzendnummer om geen SMS-berichten meer te ontvangen. Berichten met STOP of HELP worden automatisch verwerkt. Nummers die STOP hebben gestuurd, worden permanent op een suppressielijst geplaatst en ontvangen geen verdere SMS-berichten via het Platform, tenzij de betrokkene expliciet opnieuw toestemming geeft.

11. Cookies en vergelijkbare technologieën

Wij gebruiken cookies en vergelijkbare technieken op onze website en mogelijk ook in delen van ons platform.

Deze kunnen worden gebruikt voor:

• het goed laten functioneren van de website,
• beveiliging,
• voorkeuren en taalinstellingen,
• analytics en gebruiksstatistieken,
• marketing of tracking, indien van toepassing en toegestaan.

Voor meer informatie verwijzen wij naar ons cookiebeleid. Waar wettelijk vereist vragen wij vooraf toestemming voor niet-noodzakelijke cookies.

12. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, ongeoorloofde toegang, ongewenste openbaarmaking en onrechtmatige verwerking.

Daarbij kunnen onder meer maatregelen worden gebruikt zoals:

• toegangsbeperking op basis van rollen,
• versleuteling waar passend,
• logging en monitoring,
• back-up- en herstelprocedures,
• beveiligde verbindingen,
• leveranciersbeheer,
• interne procedures voor incidenten en datalekken.

Geen enkel systeem is echter volledig veilig. Daarom kunnen wij geen absolute veiligheid garanderen.

13. Jouw rechten

Als betrokkene heb je, voor zover wettelijk van toepassing, onder meer het recht op:

• inzage in jouw persoonsgegevens,
• rectificatie van onjuiste gegevens,
• verwijdering van gegevens,
• beperking van verwerking,
• bezwaar tegen verwerking,
• overdraagbaarheid van gegevens,
• intrekking van eerder gegeven toestemming,
• een klacht indienen bij een toezichthouder.

Je kunt een verzoek indienen via support@recensioai.com.

Wij kunnen om aanvullende informatie vragen om jouw identiteit te verifiëren voordat wij op een verzoek ingaan.

Wij reageren in beginsel binnen één maand. Als jouw verzoek complex is of als wij veel verzoeken ontvangen, kunnen wij deze termijn verlengen zoals de AVG toestaat, mits wij je daar tijdig over informeren.

14. Klachten

Als je klachten hebt over hoe wij met persoonsgegevens omgaan, vragen wij je eerst contact met ons op te nemen via support@recensioai.com.

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij een bevoegde toezichthouder, zoals:

• de Autoriteit Persoonsgegevens in Nederland, of
• de bevoegde privacytoezichthouder in het land waar je woont, werkt of waar de vermeende inbreuk heeft plaatsgevonden.

15. Openbare reviews en externe platforms

RecensioAI kan openbare reviews, scores, profielinformatie of metadata tonen of verwerken wanneer een klant een reviewplatform koppelt.

Belangrijk:

• de regels en privacyvoorwaarden van het betreffende reviewplatform blijven van toepassing;
• RecensioAI heeft geen controle over hoe externe reviewplatforms zelf persoonsgegevens verwerken;
• het feit dat gegevens openbaar zichtbaar zijn op een extern platform betekent niet automatisch dat alle verdere verwerking zonder meer onbeperkt is toegestaan;
• klanten blijven verantwoordelijk voor het rechtmatig gebruik van gekoppelde integraties en data binnen hun eigen bedrijfsvoering.

16. Minderjarigen

Onze diensten zijn niet gericht op kinderen jonger dan 16 jaar. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen zonder geldige toestemming of andere rechtsgrond. Indien wij ontdekken dat dergelijke gegevens onrechtmatig zijn verzameld, zullen wij passende maatregelen nemen.

17. Wijzigingen in dit privacybeleid

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld bij:

• wijzigingen in wet- en regelgeving,
• aanpassingen in onze diensten of integraties,
• veranderingen in de manier waarop wij persoonsgegevens verwerken.

De meest actuele versie wordt altijd op onze website gepubliceerd. Bij belangrijke wijzigingen zullen wij dit waar passend extra communiceren.

18. Google API Services — Limited Use Disclosure

RecensioAI gebruikt de Google Business Profile API om klanten te helpen hun Google-bedrijfsprofiel te beheren (reviews lezen en beantwoorden, posts publiceren, locatiegegevens bijwerken) en — optioneel, na expliciete koppeling door de klant zelf — de Google Analytics API om alleen-lezen websitecijfers in het dashboard te tonen. Het gebruik en de overdracht door RecensioAI van informatie ontvangen via Google API's aan andere apps is onderworpen aan het Google API Services User Data Policy, inclusief de Limited Use vereisten.

Concreet betekent dit:

• Wij gebruiken Google-gebruikersgegevens uitsluitend om de door de gebruiker gevraagde functies te leveren of te verbeteren.
• Wij dragen Google-gebruikersgegevens niet over aan derden, behalve voor zover noodzakelijk om die functies te leveren, om veiligheidsredenen of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.
• Wij gebruiken of dragen Google-gebruikersgegevens niet over voor advertentiedoeleinden.
• Wij laten geen medewerkers Google-gebruikersgegevens lezen, behalve met expliciete toestemming van de gebruiker, voor beveiliging (bijv. fraude-onderzoek), om te voldoen aan de wet, of voor intern gebruik waarbij gegevens geaggregeerd en geanonimiseerd zijn.

Welke OAuth-scopes vragen wij?

• https://www.googleapis.com/auth/business.manage — noodzakelijk om namens de gebruiker de gekoppelde Google-bedrijfsprofielen te beheren: locatie-informatie ophalen en bijwerken, reviews lezen en beantwoorden, en posts/foto's publiceren.
• https://www.googleapis.com/auth/analytics.readonly — optioneel, alleen als de gebruiker zelf zijn Google Analytics 4-property koppelt. Uitsluitend alleen-lezen: we lezen geaggregeerde websitecijfers (bezoekers, verkeersbronnen, meest bekeken pagina's en conversiegebeurtenissen) om ze in het eigen dashboard van de gebruiker te tonen. We kunnen niets in het Analytics-account wijzigen.

Een volledige uitleg per scope — welke velden we lezen, hoe lang we ze bewaren en hoe je de toegang intrekt — staat op onze pagina Google-gegevensgebruik.

Welke gegevens slaan wij op en hoe lang?

• OAuth access- en refresh-tokens — versleuteld opgeslagen, verwijderd binnen 30 dagen na ontkoppeling of accountbeëindiging.
• Google-account-ID en locatie-ID's van de gekoppelde bedrijfsprofielen.
• Reviewteksten, beoordelingen, antwoorden en bijbehorende metadata, voor zover noodzakelijk om de service te leveren.
• Posts, media-verwijzingen en publicatie-status.

Hoe trek je de toegang in?

• In de app: ga naar Instellingen → Integraties → Google en klik op "Ontkoppelen".
• In je Google-account: https://myaccount.google.com/permissions

Na ontkoppeling worden de Google-tokens binnen 30 dagen permanent verwijderd. Eerder opgehaalde reviewdata blijft beschikbaar als historische rapportage tenzij de klant verwijdering verzoekt.

19. Sub-verwerkers

Voor het leveren van onze diensten schakelen wij de volgende sub-verwerkers in. Met elk van deze partijen hebben wij een verwerkersovereenkomst en, waar van toepassing, EU Standard Contractual Clauses gesloten.

Een actuele lijst is op verzoek beschikbaar via support@recensioai.com.

20. Bewaartermijnen

• Reviewverzoeken en contactgegevens van eindklanten: 24 maanden na het laatste contact.
• Bezoekersgegevens van reviewpagina's, Wi-Fi-portalen en kiosk (e-mailadres, naam, toestemmingsstatus): 24 maanden na het laatste contact, of eerder bij verwijderverzoek of afmelding.
• Demo-werkruimtes: automatisch verwijderd na 24 uur.
• Gedeelde scanrapporten: 10 dagen, daarna automatisch verwijderd.
• Prospects-tabel (lead capture): 10 dagen.
• AI-prompts en -uitvoer: maximaal 30 dagen voor debugging en kwaliteitsverbetering.
• Authenticatie- en auditlogs: 12 maanden.
• Google OAuth-tokens: verwijderd binnen 30 dagen na ontkoppeling.
• Facturatie- en administratieve gegevens: 7 jaar (wettelijke fiscale bewaarplicht in Nederland).

21. Geautomatiseerde besluitvorming en AI

Onze AI-functies (bijvoorbeeld voorgestelde reviewantwoorden, sentiment-analyse en aanbevelingen) genereren concepten of suggesties. Een mens (de klant of zijn medewerker) beoordeelt en bevestigt deze altijd vóór publicatie. Er is geen sprake van uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen voor betrokkenen in de zin van artikel 22 AVG.

22. Bezoekersgegevens op reviewpagina's (e-mailveld, Google One Tap, Wi-Fi en kiosk)

Klanten van RecensioAI gebruiken een openbare reviewpagina (/r/…), een Wi-Fi-inlogpagina of een kioskmodus om hun gasten om een review te vragen. Op deze pagina's kunnen bezoekers vrijwillig hun e-mailadres achterlaten. Voor die verwerking is de klant (het bedrijf dat de pagina gebruikt) de verwerkingsverantwoordelijke; RecensioAI treedt op als verwerker.

E-mailveld boven de reviewknop

• Welke gegevens: het door de bezoeker zelf ingevulde e-mailadres, de toestemmingsstatus ("Updates ontvangen" aan/uit), het tijdstip, een versleutelde (gehashte) versie van het IP-adres en de browser-user-agent — uitsluitend voor misbruik- en fraudepreventie.
• Waarom: om de bezoeker als contact op te nemen in de contactenlijst van het bedrijf, zodat het bedrijf later een reviewverzoek of nieuws kan sturen.
• Grondslag: toestemming (artikel 6 lid 1 sub a AVG) voor marketingberichten. Het aanvinkvakje is optioneel: laat de bezoeker het leeg, dan wordt het e-mailadres opgeslagen zonder marketingtoestemming en niet gebruikt voor commerciële berichten.
• Het invullen van het e-mailadres is nooit een voorwaarde om een review te kunnen achterlaten op Google; de bezoeker kan de reviewpagina ook zonder verdergaand gebruik verlaten.
• Bedrijven kunnen deze functie volledig uitzetten in hun dashboard. Staat de functie uit, dan wordt er geen e-mailadres verwerkt.

Google One Tap (Google Identity Services)

• Op de reviewpagina kan Google One Tap worden getoond. Kiest de bezoeker ervoor om met zijn Google-account door te gaan, dan ontvangen wij van Google een ondertekend token met: e-mailadres, naam (voor- en achternaam), profielfoto-URL en een Google-account-identifier (sub).
• Wij verifiëren de ondertekening van dat token bij Google voordat er iets wordt opgeslagen. Er wordt geen Google-wachtwoord verwerkt en er wordt geen toegang gevraagd tot het Google-account van de bezoeker.
• Grondslag: de expliciete handeling van de bezoeker om met Google door te gaan (toestemming). Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt om het contact aan te maken bij het betreffende bedrijf.
• Google is in dit geval een zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke voor het inlogproces; het Google-privacybeleid is daarop van toepassing.
• One Tap wordt niet getoond in kioskmodus en in ingesloten (embed) weergaven.

Wat doen wij niet met deze bezoekersgegevens?

• Wij verkopen of verhuren deze gegevens niet en delen ze niet met andere klanten van RecensioAI. Contacten zijn strikt afgeschermd per account.
• Wij gebruiken deze gegevens niet voor advertentieprofielen of voor het trainen van AI-modellen.
• Wij koppelen deze gegevens niet aan de inhoud van een specifieke Google-review: welke review een bezoeker achterlaat, blijft voor ons onbekend.

Frequentiebescherming, afmelden en verwijderen

• Elk e-mail- of sms-bericht naar een contact bevat een afmeldlink (opt-out). Voor sms werkt ook het antwoord STOP.
• Afmelden werkt per bedrijf: klik je op de afmeldlink in een e-mail van bedrijf A, dan stopt alleen bedrijf A met e-mailen. E-mails van een ander bedrijf dat RecensioAI gebruikt blijven mogelijk, omdat elk bedrijf een eigen verwerkingsverantwoordelijke is met een eigen contactrelatie.
• Op dezelfde afmeldpagina kun je met één klik kiezen voor 'afmelden bij alle bedrijven'. Dan blokkeren wij je e-mailadres platformbreed voor marketing en reviewverzoeken. Ook harde bounces en spamklachten leiden tot een platformbrede blokkade.
• Een afmelding voor marketing blokkeert geen strikt noodzakelijke berichten van RecensioAI zelf, zoals wachtwoordherstel of facturen aan onze eigen klanten.
• Wij hanteren een ingebouwde contactfrequentie-bescherming zodat een bezoeker niet meerdere keren binnen korte tijd wordt benaderd, ook niet als hetzelfde adres via meerdere kanalen binnenkomt.
• Bezoekers kunnen inzage, correctie of verwijdering vragen via support@recensioai.com of direct bij het betreffende bedrijf. Wij verwerken zo'n verzoek binnen 30 dagen.
• Bewaartermijn: zie paragraaf 20.

23. Mobiele apps (Android en iOS)

Naast de webversie bieden wij de RecensioAI-app aan voor Android (Google Play) en iOS (Apple App Store). De app is een beveiligde weergave van hetzelfde dashboard: dezelfde functies, dezelfde account, dezelfde beveiliging. Deze paragraaf beschrijft specifiek hoe de mobiele app met gegevens omgaat en vormt tevens onze verklaring in het kader van het Google Play Gebruikersgegevensbeleid (User Data policy), de Data safety-sectie in Google Play en het privacybeleid van Apple App Store (App Privacy).

a. Welke gegevens verzamelt de app?

• Account- en profielgegevens: naam, e-mailadres, taalvoorkeur, bedrijfs- en locatiegegevens en je rol binnen het account. Nodig om je in te laten loggen en de juiste locatie te tonen.
• App-activiteit: welke schermen je gebruikt en welke acties je uitvoert (bijvoorbeeld een review beantwoorden of een verzoek versturen), inclusief auditlogs voor beveiliging.
• Zakelijke inhoud die je zelf beheert: reviews, feedback, contacten, campagnes, berichten en AI-concepten binnen jouw account.
• Technische en diagnostische gegevens: apparaattype, besturingssysteemversie, app-versie, taal, tijdzone, IP-adres en crash- of foutmeldingen. Nodig voor stabiliteit, misbruikpreventie en support.
• Push-token: een apparaat-specifieke identifier van Apple (APNs) of Google (FCM) wanneer je meldingen toestaat. Uitsluitend om jou meldingen te sturen; wij gebruiken het niet als advertentie-identifier.

De app verzamelt geen advertentie-ID, geen contactenlijst van je telefoon, geen sms- of oproepgeschiedenis, geen agenda, geen gezondheidsgegevens, geen biometrie en geen precieze locatie op de achtergrond.

b. Toestemmingen op je apparaat en waarvoor wij ze gebruiken

• Meldingen (optioneel): om je te waarschuwen bij een nieuwe review, negatieve feedback of een taak die aandacht nodig heeft.
• Camera (optioneel): alleen wanneer je zelf een QR-code scant of een foto maakt voor je bedrijfsprofiel of website. Beelden worden niet op de achtergrond opgenomen.
• Foto's en bestanden (optioneel): alleen om een afbeelding of logo te kiezen die je wilt uploaden. Wij lezen je fotobibliotheek niet uit.
• Netwerktoegang: vereist om je gegevens veilig te synchroniseren met ons platform.

Elke optionele toestemming wordt pas gevraagd op het moment dat je de betreffende functie gebruikt, met een duidelijke uitleg. Je kunt ze op elk moment intrekken in de instellingen van je telefoon; de app blijft dan werken zonder die functie.

c. Delen, verkoop en tracking

• Wij verkopen of verhuren app-gegevens niet en delen ze niet met datahandelaren of advertentienetwerken.
• De app bevat geen advertentie-SDK's en volgt je niet over andere apps of websites. Op iOS vragen wij daarom geen App Tracking Transparency-toestemming.
• Gegevens worden uitsluitend gedeeld met de sub-verwerkers die nodig zijn om de dienst te leveren (hosting, e-mail, sms, betalingen, AI-verwerking en pushbezorging). Zie paragraaf 19 voor de lijst en paragraaf 9 voor doorgifte buiten de EER.
• Gegevens uit de app worden niet gebruikt om AI-modellen van derden te trainen.
• Gebruik van Google-API's in de app (bijvoorbeeld Google Bedrijfsprofiel en Analytics) valt onder de Limited Use-verklaring in paragraaf 18.

d. Beveiliging in de app

• Alle communicatie tussen de app en onze servers verloopt versleuteld via HTTPS/TLS.
• Sessietokens worden opgeslagen in de beveiligde opslag van het apparaat en verlopen automatisch; uitloggen wist ze direct.
• Toegang tot gegevens is per account en per locatie afgeschermd op serverniveau, ook in de app.
• Wij bewaren zakelijke inhoud niet permanent offline op je toestel; er wordt alleen tijdelijk gecachet om de app snel te houden.

e. Account en gegevens verwijderen

Zoals vereist door Google Play kun je zowel je account als je gegevens verwijderen, in de app én via het web — zonder de app te hoeven installeren:

• In de app: Instellingen → Account → 'Account verwijderen'.
• Via het web: zie onze pagina met verwijderinstructies op recensioai.com/data-deletion, of stuur een verzoek naar support@recensioai.com.
• Je kunt ook kiezen voor gedeeltelijke verwijdering: alleen je contacten, alleen een gekoppelde integratie of alleen een locatie, zonder je account te sluiten.
• Wij bevestigen binnen 7 dagen, verwijderen binnen 30 dagen en wissen back-ups binnen maximaal 90 dagen. Wettelijk verplichte administratie (zoals facturen) bewaren wij gedurende de fiscale bewaarplicht.

f. Doelgroep en minderjarigen

De app is een zakelijk hulpmiddel voor ondernemers en hun medewerkers en is niet bedoeld of ontworpen voor kinderen. Wij richten ons niet op gebruikers onder de 18 jaar en verzamelen niet bewust gegevens van kinderen (zie ook paragraaf 16).

g. App-stores en betalingen

Abonnementen worden afgesloten via onze website en verwerkt door onze betaalprovider; wij ontvangen of bewaren nooit volledige kaartgegevens. Google en Apple verwerken zelfstandig gegevens over de download, installatie en eventuele in-app-aankopen van de app; daarop is hun eigen privacybeleid van toepassing.

24. Contact

Voor vragen over dit privacybeleid of over de verwerking van persoonsgegevens kun je contact opnemen met:

RecensioAI B.V.
De Nieuwe Erven 3, unit 14563
5431 NV Cuijk
Nederland
Email: support@recensioai.com
KVK-nummer: 42028360
Btw-identificatienummer: NL869375556B01