Politique de confidentialité RecensioAI

1. Qui sommes-nous ?

Cette politique de confidentialité s'applique au traitement des données personnelles par :

RecensioAI B.V.
Raison sociale: RecensioAI
Siège social: De Nieuwe Erven 3, unit 14563, 5431 NV Cuijk, Pays-Bas
Courriel: support@recensioai.com
Téléphone: +31 97010251873
Numéro de Registre du Commerce: 42028360
Numéro d'identification TVA:  

Dans cette politique de confidentialité, nous utilisons les termes "RecensioAI", "nous" ou "notre".

2. Quand RecensioAI est-elle un responsable de traitement et quand un sous-traitant ?

Selon la situation, RecensioAI peut agir en tant que :

a. Responsable de traitement

Nous sommes le responsable de traitement pour les données personnelles que nous traitons pour nos propres finalités, telles que :

• la création et la gestion de comptes,
• la facturation et l'administration,
• le service client et le support technique,
• la sécurité, la surveillance et la prévention de la fraude,
• la communication avec les clients et prospects,
• l'amélioration de notre plateforme,
• les communications marketing, si autorisées,
• l'utilisation du site web, les cookies et les analyses.

b. Sous-traitant

Dans certains cas, nous traitons des données personnelles pour le compte de nos clients. Cela s'applique, par exemple, lorsque nos clients utilisent RecensioAI pour :

• envoyer des demandes d'avis,
• télécharger des données clients,
• recueillir des retours,
• centraliser les avis,
• faire rédiger des réponses aux avis,
• utiliser des rapports ou des flux pour leurs propres clients ou visiteurs.

Dans ces situations, notre client détermine la finalité du traitement et RecensioAI agit en tant que sous-traitant, sauf indication contraire explicite.

3. À qui s'applique cette politique de confidentialité ?

Cette politique de confidentialité s'applique aux :

• visiteurs de notre site web,
• personnes qui nous contactent,
• clients et utilisateurs de notre plateforme,
• représentants et contacts des clients,
• personnes dont les données sont traitées par nos clients sur la plateforme,
• personnes dont les données d'avis publics deviennent visibles sur la plateforme via les plateformes d'avis liées.

4. Quelles données personnelles traitons-nous ?

Selon la situation, nous pouvons traiter, entre autres, les données personnelles suivantes :

a. Données des visiteurs du site web

• adresse IP
• données du navigateur et de l'appareil
• données des cookies
• paramètres de langue
• comportement d'utilisation et de clic sur le site web
• soumissions de formulaires

b. Données des clients et utilisateurs de compte

• nom
• nom de l'entreprise
• adresse e-mail
• numéro de téléphone
• détails de facturation
• statut de paiement et détails de l'abonnement
• informations de connexion et de compte
• communication avec le support
• paramètres et préférences sur la plateforme

c. Données des clients finaux ou des personnes concernées de nos clients

Selon ce que notre client traite ou lie, cela peut inclure :

• nom
• adresse e-mail
• numéro de téléphone
• contenu de l'avis
• retours
• réponses aux demandes d'avis
• scores d'évaluation
• métadonnées relatives aux demandes envoyées
• données que notre client importe ou fait traiter via des intégrations

d. Données provenant des plateformes d'avis et des intégrations externes

Lorsqu'un client lie des plateformes d'avis, nous pouvons recevoir ou récupérer des données de, par exemple :

• Google
• Facebook
• Trustpilot
• TripAdvisor
• Booking.com
• Yelp
• Airbnb
• Expedia
• autres plateformes d'avis ou de communication liées

Cela peut inclure :

• textes d'avis publics
• score d'avis
• date et heure de l'avis
• nom d'utilisateur ou nom de profil tel que visible sur la plateforme externe
• réponses aux avis
• métadonnées des lieux ou profils d'entreprise liés

e. Données d'IA et d'automatisation

Si les fonctionnalités d'IA sont activées, les textes d'avis, les retours, les données contextuelles et les brouillons de réponses peuvent être traités pour générer des réponses automatiques, des analyses ou des recommandations.

5. Comment obtenons-nous les données personnelles ?

Nous obtenons des données personnelles de diverses manières :

• directement de votre part, par exemple via le site web, les formulaires de contact, les demandes de démonstration, les demandes de support ou l'enregistrement de compte ;
• par l'intermédiaire de nos clients, lorsqu'ils téléchargent, importent ou font traiter des données via la plateforme ;
• via les plateformes d'avis liées et les intégrations externes ;
• automatiquement via les cookies, les fichiers journaux, les analyses et l'utilisation du site web ou de la plateforme ;
• via les fournisseurs de paiement, les fournisseurs de communication ou d'autres prestataires de services nécessaires à la fourniture de nos services.

Lorsque les données personnelles ne sont pas obtenues directement auprès de la personne concernée, cela se produit généralement par l'intermédiaire de notre client ou via un lien activé par notre client. Dans ce cas, notre client est en principe responsable d'informer les personnes concernées, à moins que la loi ou la répartition des rôles réels n'en dispose autrement.

6. À quelles fins traitons-nous les données personnelles et sur quelle base ?

Nous traitons les données personnelles uniquement à des fins spécifiques et sur la base d'un fondement juridique valide.

a. Gestion de compte et prestation de services

Nous traitons les données personnelles pour :

• créer des comptes,
• fournir l'accès à la plateforme,
• gérer les abonnements,
• rendre les fonctionnalités disponibles,
• fournir un support,
• effectuer l'onboarding.

Base juridique : exécution du contrat et/ou intérêt légitime.

b. Facturation, administration et traitement des paiements

Nous traitons les données personnelles pour :

• la facturation,
• les coûts d'abonnement,
• le traitement des paiements,
• la comptabilité,
• les obligations fiscales et administratives.

Base juridique : exécution du contrat et obligation légale.

c. Demandes d'avis, flux de feedback et gestion des avis

Nous traitons les données personnelles afin que nos clients puissent :

• envoyer des demandes d'avis,
• recueillir des retours,
• centraliser les avis,
• consulter des statistiques et des rapports,
• utiliser les réponses de l'IA.

Base juridique : dans la plupart des cas, traitement pour le compte de notre client. Le client est alors responsable d'une base juridique valide. RecensioAI traite ces données au nom du client.

d. Service client, support et communication

Nous traitons les données personnelles pour :

• répondre aux questions,
• le support par e-mail, WhatsApp ou téléphone,
• le suivi des tickets,
• le retour sur les comptes ou les problèmes.

Base juridique : exécution du contrat et intérêt légitime.

e. Sécurité, prévention de la fraude et surveillance

Nous traitons les données personnelles pour :

• la sécurité de nos systèmes,
• la surveillance des performances et des perturbations,
• la détection des abus, de la fraude ou des accès non autorisés,
• les objectifs d'audit et de journalisation.

Base juridique : intérêt légitime et, si nécessaire, obligation légale.

f. Amélioration de la plateforme

Nous utilisons les données personnelles et les données d'utilisation pour :

• améliorer les performances,
• corriger les bugs,
• développer des fonctionnalités,
• optimiser l'expérience utilisateur.

Base juridique : intérêt légitime.

g. Marketing et newsletters

Nous pouvons utiliser les données personnelles pour :

• l'envoi de mises à jour,
• des conseils, des newsletters ou des informations sur les produits,
• le suivi des demandes de démonstration ou de contact.

Base juridique : le consentement ou l'intérêt légitime, selon la situation et les règles applicables.

h. Conformité aux lois et réglementations

Nous pouvons traiter les données personnelles pour nous conformer à :

• les obligations fiscales,
• les obligations administratives,
• les demandes des autorités compétentes,
• d'autres obligations légales.

Base juridique : obligation légale.

7. Fonctionnalités d'IA

RecensioAI peut utiliser l'IA, entre autres, pour :

• générer des brouillons de réponses aux avis,
• analyser les retours,
• structurer les données d'avis ou de réputation,
• faire des suggestions ou des recommandations.

À cet égard :

• la sortie de l'IA peut être incorrecte, incomplète ou inappropriée ;
• les clients restent responsables de la vérification, de l'ajustement et de la publication des résultats générés par l'IA, sauf accord contraire explicite ;
• nous n'utilisons pas l'IA pour prendre des décisions entièrement automatisées ayant des effets juridiques ou des conséquences significatives similaires pour les personnes concernées, à moins que cela ne soit expressément et légalement arrangé et communiqué autrement.

Si nécessaire, les textes d'avis, les retours ou les données contextuelles peuvent être partagés avec des fournisseurs de services d'IA agissant en tant que notre sous-traitant ou sous-sous-traitant.

8. Avec qui partageons-nous les données personnelles ?

Nous ne vendons pas de données personnelles.

Nous pouvons partager des données personnelles avec :

a. Prestataires de services et sous-traitants

Tels que :

• fournisseurs d'hébergement et de cloud
• fournisseurs de services de messagerie
• fournisseurs de SMS et de communication
• fournisseurs WhatsApp ou de messagerie
• fournisseurs de paiement
• outils de support et de helpdesk
• fournisseurs d'analyse
• fournisseurs de services d'IA
• fournisseurs de sécurité et de surveillance

b. Intégrations activées par le client

Lorsqu'un client active un lien avec une plateforme d'avis ou un autre service externe, des données personnelles peuvent être échangées avec cette partie externe.

c. Organismes gouvernementaux ou autorités compétentes

Si nous y sommes légalement tenus ou si cela est nécessaire à la protection de nos droits ou à la sécurité de notre plateforme.

d. Successeurs légaux ou parties impliquées dans une acquisition

En cas de fusion, acquisition, restructuration ou vente de (une partie de) notre entreprise, dans la mesure permise par la loi.

9. Les données personnelles sont-elles traitées en dehors de l'EEE ?

Nos serveurs et hébergements principaux sont situés en Europe.

Cependant, dans certains cas, des données personnelles peuvent être traitées ou accessibles en dehors de l'Espace économique européen (EEE), par exemple lorsque nous utilisons certains fournisseurs de logiciels externes, de services d'IA, de communication, des outils de support ou d'autres sous-traitants, ou lorsqu'une intégration activée par le client traite des données personnelles en dehors de l'EEE.

Lorsque des données personnelles sont transférées en dehors de l'EEE, nous nous assurons, si nécessaire, de mettre en place des garanties appropriées, telles que :

• une décision d'adéquation de la Commission européenne, ou
• des Clauses Contractuelles Types (CCT) approuvées par la Commission européenne, complétées si nécessaire par des mesures complémentaires appropriées.

10. Combien de temps conservons-nous les données personnelles ?

Nous ne conservons pas les données personnelles plus longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles elles ont été collectées, à moins que nous ne soyons tenus de les conserver plus longtemps par la loi ou un intérêt légitime.

En général, nous appliquons les durées de conservation suivantes :

• données de compte et de client : tant que le compte est actif et par la suite pour une période maximale de 24 mois, sauf si une durée plus longue est nécessaire pour l'administration, les preuves ou les litiges ;
• données de facturation et administratives : tant que la loi l'exige, généralement 7 ans ;
• communications de support : en principe, un maximum de 24 mois après la clôture, sauf si une durée plus longue est nécessaire pour la constitution de dossiers ou les litiges ;
• données du site web et d'analyse : selon les paramètres de cookies et d'analyse pertinents, ou plus court si techniquement nécessaire ;
• données que nous traitons pour le compte des clients : selon les instructions du client et/ou les accords contractuels, et en principe supprimées ou anonymisées après la résiliation du contrat, sauf si une obligation légale de conservation s'applique ;
• sauvegardes : peuvent temporairement contenir des données personnelles jusqu'à ce que le cycle de sauvegarde pertinent soit écrasé.

Nous révisons périodiquement les durées de conservation et supprimons ou anonymisons les données dès que cela est raisonnablement possible.

11. Cookies et technologies similaires

Nous utilisons des cookies et des techniques similaires sur notre site web et éventuellement dans certaines parties de notre plateforme.

Ceux-ci peuvent être utilisés pour :

• le bon fonctionnement du site web,
• la sécurité,
• les préférences et les paramètres linguistiques,
• les analyses et statistiques d'utilisation,
• le marketing ou le suivi, si applicable et autorisé.

Pour plus d'informations, veuillez consulter notre politique de cookies. Lorsque cela est légalement requis, nous demandons un consentement préalable pour les cookies non essentiels.

12. Sécurité

Nous prenons des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles contre la perte, l'utilisation abusive, l'accès non autorisé, la divulgation involontaire et le traitement illégal.

Les mesures utilisées peuvent inclure :

• la restriction d'accès basée sur les rôles,
• le chiffrement lorsque cela est approprié,
• la journalisation et la surveillance,
• les procédures de sauvegarde et de récupération,
• les connexions sécurisées,
• la gestion des fournisseurs,
• les procédures internes pour les incidents et les violations de données.

Cependant, aucun système n'est entièrement sécurisé. Par conséquent, nous ne pouvons garantir une sécurité absolue.

13. Vos droits

En tant que personne concernée, vous avez, dans la mesure où cela est légalement applicable, le droit de :

• accéder à vos données personnelles,
• rectifier des données inexactes,
• effacer des données,
• restreindre le traitement,
• vous opposer au traitement,
• à la portabilité des données,
• retirer le consentement précédemment donné,
• déposer une plainte auprès d'une autorité de contrôle.

Vous pouvez soumettre une demande via support@recensioai.com.

Nous pouvons demander des informations supplémentaires pour vérifier votre identité avant de répondre à une demande.

Nous répondrons à votre demande en principe dans un délai d'un mois. Si votre demande est complexe ou si nous recevons de nombreuses demandes, nous pourrons prolonger ce délai comme le permet le RGPD, à condition de vous en informer en temps utile.

14. Plaintes

Si vous avez des plaintes concernant la façon dont nous traitons les données personnelles, nous vous demandons d'abord de nous contacter à support@recensioai.com.

Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès d'une autorité de contrôle compétente, telle que :

• l'Autorité néerlandaise de protection des données aux Pays-Bas, ou
• l'autorité de contrôle de la protection de la vie privée compétente dans le pays où vous vivez, travaillez ou où la prétendue infraction a eu lieu.

15. Avis publics et plateformes externes

RecensioAI peut afficher ou traiter des avis publics, des scores, des informations de profil ou des métadonnées lorsqu'un client lie une plateforme d'avis.

Important :

• les règles et les conditions de confidentialité de la plateforme d'avis concernée continuent de s'appliquer ;
• RecensioAI n'a aucun contrôle sur la façon dont les plateformes d'avis externes traitent elles-mêmes les données personnelles ;
• le fait que les données soient publiquement visibles sur une plateforme externe ne signifie pas automatiquement que tout traitement ultérieur est illimité ;
• les clients restent responsables de l'utilisation légale des intégrations liées et des données au sein de leurs propres opérations commerciales.

16. Mineurs

Nos services ne sont pas destinés aux enfants de moins de 16 ans. Nous ne collectons pas sciemment de données personnelles d'enfants sans consentement valide ou autre base légale. Si nous découvrons que de telles données ont été collectées illégalement, nous prendrons les mesures appropriées.

17. Modifications de la présente politique de confidentialité

Nous pouvons mettre à jour cette politique de confidentialité de temps à autre, par exemple en cas de :

• changements dans les lois et réglementations,
• modifications de nos services ou intégrations,
• changements dans la manière dont nous traitons les données personnelles.

La version la plus récente sera toujours publiée sur notre site web. En cas de changements significatifs, nous le communiquerons en outre, le cas échéant.

18. Contact

Pour toute question concernant cette politique de confidentialité ou le traitement des données personnelles, vous pouvez contacter :

RecensioAI B.V.
De Nieuwe Erven 3, unit 14563
5431 NV Cuijk
Pays-Bas
Courriel: support@recensioai.com
Téléphone: +31 97010251873
Numéro de Registre du Commerce: 42028360
Numéro d'identification TVA: